Question-réponse
Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?
Vérifié le 06/09/2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre), Ministère chargé de la justice
Selon le type de société, un certain nombre de documents sociaux (procès-verbaux d'assemblées, registre des procès-verbaux) doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation.
La cote sert à numéroter les pages de certains livres, registres ou répertoires pour éviter toute substitution. Le paraphe est une signature faite à une date certaine sur les documents sociaux par une autorité compétente.
La cote et la paraphe ont pour but d'empêcher toute falsification, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression du document dans le registre.
À savoir
Vous devez faire coter et parapher vos documents avant leur utilisation.
Selon le type de société, vous devez obligatoirement faire parapher et coter certains documents.
Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.
Le registre des décisions prises par l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.
Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.
Le registre des décisions de l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.
Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.
À savoir
Les registre peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.
Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil de surveillance et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.
À savoir
Les registres peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.
Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés doit être paraphé et signé
À savoir
Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">règles spécifiques</a> permettant de garantir l'authenticité des documents.
Pour faire coter et parapher des documents, il faut se rendre auprès de l'une des personnes suivantes :
- Maire ou adjoint au maire
Où s’adresser ?
- Greffier du tribunal de commerce
Où s’adresser ?
- Juge du tribunal judiciaire
Où s’adresser ?
Faire coter et parapher un document coûte <span class="valeur">2,69 €</span>, auxquels s'ajoutent les frais d'envoi.
Faire coter et parapher un document en mairie est gratuit.
Code de commerce : articles R221-1 et R222-3
SARL
Code de commerce : article R223-26
SARL
Code de commerce : article R225-22
SA
Code de commerce : article R225-49
SA
Code de commerce : article R225-106
SA
Code de commerce : article L227-1
SAS
Décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 : article 45
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